Ükskõik, kas soovite seda või mitte, ilma abitaotluste ja abita pole igasugune tegevus võimalik. Töötades väikeses või suures ettevõttes, peate kindlasti suhtlema paljude teiste organisatsioonide juhtide ja töötajatega, kolleegide või tööandjate, partnerite ja klientidega. Samal ajal pidage äri- ja isiklikku kirjavahetust, kasutades sageli e-posti.
Muidugi kirjutatakse taotluskiri ainult siis, kui selleks on mõjuv põhjus: vajate teavet, dokumente, materiaalset abi, mingeid toiminguid. Seetõttu peaks selle tekst olema asjakohane. Ta on kohustatud selgelt edastama probleemi olemuse ja kuidas seda lahendada, soovi või nõuet. Sellistes kirjades emotsioonide väljaviskamine on vastuvõetamatu, need peaksid olema vaoshoitud, isegi kui seda loeb teile lähim inimene, ärikirjavahetusest rääkimata. See on naeruväärne, kuid enamik korrespondente, kes korraga ei uurinud etiketireegleid, teevad selle vea ja kirjutavad tekstidesse: “Ennekuulmatu! Nõuame! Rangelt! ” Seetõttu ei saa selline superemotsionaalne taotluskiri sageli oodatud reaktsiooni, vaid ignoreerib seda saanud isik.
Selle ennetamiseks küsige enne kirjutamise alustamist võtmeküsimusi: “Miks peate seda tegema?”, “Millise tulemuse peate saama?” Pärast seda on lihtsam sõnastada põhifraas, näiteks: “Ma palun teil projekti rahastada …”, “Ma loodan teie osalemisele …” Üks taotluskiri võib sisaldada korraga mitut taotlust või ettepanekut, seejärel vastavad sõnad, näiteks: “Koos loodame nii … ", " koos sellega … ", " samal ajal palume abi … ".
Mingil juhul ei tohi te eirata elementaarse viisakuse reegleid, seetõttu tuleb taotlus õigesti öelda, olenemata sellest, kas see on isiklik või ärikiri. Ja hoolimata sellest, kui palju teile selle saaja meeldib või ei meeldi, pidage meeles, et pliiatsi (klaviatuuril) ei saa kirvega maha lõigata. Lisaks sellele saab suvalist sõnumit lugeda mitte ainult adressaat, vaid ka tema kolleegid, sugulased, sõbrad. Miks panna ennast ja teisi ebamugavasse olukorda?
Nii heas vormis reeglites kui ka ärikirjavahetuse reeglites on väga oluline osata vestluspartnerit tervitada. Isegi kioskis müüjana töötades on lubamatu jätta keegi ilma hosteli sellest olulisest elemendist, eriti kui pöördute kellegi poole abi saamiseks. Seetõttu peaks iga päringukiri algama sisutiheda ja lugupidava tervitusega ning lõppema hea soovi ja viisaka hüvastijätmisega, mille lugemise järel adressaat, isegi kui ta ei tunne teid isiklikult, saab aru, et ta tegeleb mitte hüsteerilise inimesega, vaid inimesega, kes kontrollib ennast.
Kujutame lühidalt ette, kuidas taotluskiri peaks struktuurilt välja nägema? Näide: tervitus, olukorra lühikirjeldus, küsimuse ja avalduse sisu, abilootuse väljendus, viisakas hüvastijätmine.
Meie elus loob iga päev oma tegude ja tegude kaudu vabatahtlikult või tahtmatult enda maine. Teie kirjutatud tähed on selles eluprotsessis väga oluline komponent.
