Dokumendivoo abil mõistame reegleid, mille alusel reklaamitakse allkirjastatud otsuseid ettevõttes või asutuses alates arhiivihoidlatesse saabumisest. Selle kontseptsiooni aluseks on dokumendi saamine, selle arvestamine, täitevorganitele üleandmine, täitmiseks vajalike organisatsiooniliste meetmete rakendamine, sertifitseerimine, täitmine, säilitamiseks saatmine.
See on protsess, mis võtab arvesse dokumentide liikumise juhtumeid koos nende juhtumite kaudu liikumise kiirusega. Dokumentide voog on protsess, mida tuleb seostada haldusaparaadi teavitustegevustega, iga üksiku otsuse dokumenteerimisega ja äsja saabunud dokumentide säilitamisega.
Suur arv puudusi paljude kontrolliaparatuuride tegevuses on seotud just dokumentide liikumise halva korraldusega. Näiteks juhtimisotsuse dokumendi käibeprotsess peaks sisaldama kolme kohustuslikku komponenti:
- otsuse informatiivne tugi (see hõlmab usaldusväärset teavet, mis kinnitab otsuse õigsust);
- otsuse enda dokumenteerimine (haldusdokument);
- kontroll rakendamise üle (mis hõlmab kavandatud töö korraldamist, ülesande täitmise meetodeid, tingimuste ja tähtaegade järgimist).
Nagu ülaltoodud näitest näha, on dokumentide voog teabekogu, mille alusel antakse haldusotsus; lahenduse enda ettevalmistamine, sealhulgas redigeerimine, kooskõlastamine, ettevalmistamine kuni kinnitamiseni. Kõik need etapid nõuavad dokumendi liikumist mitte ainult ettevõtte struktuuriüksuste vahel, vaid ka täitjate vahel, alustades tehnikutest, spetsialistidest ja lõpetades juhtidega. Selle näite järeldus on järgmine: mida suurem on dokumendi liikumise kiirus, seda kõrgem on selle rakendamise kvaliteet igas konkreetses etapis, seda parem on kogu ettevõtte juhtimisprotsess.
See termin ise ilmus kirjanduses 1920. aastatel. Siis usuti, et dokumendihaldus on töökorraldus, mis on suunatud riigiaparaadi kui terviku ratsionaalsele ehitamisele, vastutuse jaotusele erinevate täitjate ja talituste vahel. 1931. aastal tegi juhtimistehnoloogia instituut esimese katse reguleerida paberimajanduse korraldamise ühiseid põhimõtteid. Pandi paika reeglid, mille kohaselt tuleks teha dokumentide vastuvõtmine, kättetoimetamine, täitmise reeglid, allkirjastamise reguleerimine. Järgmised majandusarengu etapid said seadusandliku regulatsiooni sellisest asjast nagu paberimajandus, kus põhirõhk asetati üksikutele tehnilistele toimingutele. Dokumendihaldusprogrammi nendes õigusaktides ei nimetatud, kuigi sisuliselt taganes see kõik dokumentide liikumise korraldamisele. Alates 1974. aastast kirjutati alla põhidokumendile, mis reguleerib kogu tööprotsessi protsessi, mis kehtib tänaseni.
Seda seadusandlikku akti nimetatakse "ühtseks riiklikuks arvepidamissüsteemiks" (UGSS), mille lõiked on pühendatud dokumentide liikumise korraldamisele, nende töötlemise tehnoloogilistele meetoditele ja rakenduseeskirjadele. Selles kogumikus on sõnastatud põhireegel: “Dokumentide voog on dokumendi tõhus liikumine mööda lühimat rada, sealhulgas minimaalset aega ja vaeva”. Ainult heakskiidetud reegli praktikas kohaldamisel võib arvestada riigi elanike elu parandamise ja riigi majanduse kasvuga.
Nende eesmärkide saavutamiseks vajate nutikaid, distsiplineeritud, vastutustundlikke juhte, kelle jaoks ühtsel riigi julgeolekustandardil põhineva dokumendihaldussüsteemi juurutamine on au ja südametunnistuse küsimus.
