Üritus tähendab inimrühma osalusel kavandatud ja peetavat kohtumist: puhkus, ärikohtumine, spordiüritus, lastepidu, reklaamikampaania jne. Kuna üritusel osaleb enamasti suur arv osalejaid, on äärmiselt oluline hoolitseda kõigi kutsutute turvalisuse eest, samuti et neil on mugav, kellelgi pole igav, menüü, kunstnike esinemise, koosolekuruumi kujunduse jms kohta pole kaebusi olnud, et ebameeldivate üllatuste vältimiseks peate olema ettevaatlik Aga ette valmistada.
Ürituse ettevalmistamine algab planeerimisega. Parem on muretseda, kuidas sündmust ette planeerida. Mida rohkem aega jääb märkimisväärse kuupäevani, seda rohkem on võimalusi asju üle mõelda, kaaluda, vigu vältida ja osalejate negatiivset tagasisidet saada. Plaanid tehakse vastavalt ürituse eripärale, kuid planeerimiseks on olemas üldised soovitused.
Mida planeerida
Esiteks eesmärk. Ühtegi üritust ei peeta niisama. Ettevõtte juhid soovivad saavutada teatud tulemusi: ettevõttekultuuri kujundamine, kaupade reklaamimine turul, ettevõtlusplatvormide laiendamine, töötajate koondamine, juubeli tähistamine (tema teenete ametlik tunnustamine ettevõttele) jne. Peaasi, et eesmärk peaks olema konkreetne, selgelt sõnastatud ja saavutatav. Koos eesmärgiga määratakse ka ürituse tüüp (puhvet, piknik, puhkus veepargis jne).
Planeerimise järgmine etapp on eelarve. Olenemata sellest, kui kõvasti korraldaja proovib, pole kõiki loomingulisi ideid võimalik realiseerida, kui eelarve seda ei võimalda. Seetõttu peate enne tegevuskava koostamise otsustamist otsustama rahanduse üle.
Arvesse võetakse järgmisi punkte:
- külaliste arv ja sugu (vajalik menüü koostamiseks, jookide valimiseks);
- ürituse toimumiskoht;
- disain ja tehniline varustus;
- transport (kui üritus on eemal);
- foto- ja videofilmid;
- võõrustaja, kunstnike kutse;
- auhinnad ja kingitused;
- Ürituse meediakajastus (vajadusel).
Küsimustikud
Pärast ülalnimetatud küsimuste selgitamist võite alustada kutsututele küsimustike koostamist. Nii on külaliste soovidega lihtsam arvestada. Uuringu tulemuste kohaselt peate võib-olla plaani ja kalkulatsioone korrigeerima. Pakume ligikaudset küsimuste loetelu:
- Kas kavatsete üritusel osaleda?
- Kui te ei plaani üritusel osaleda, siis mis põhjusel?
- Kuidas sündmusest teada saite?
- Kuidas toimus üritusel osalemiseks registreerimine (väga lihtne, lihtne, ilma probleemideta, väiksemate raskuste ja raskustega)?
- Kas teil on menüüs mingeid soove?
- Kes maksab teie üritusel osalemise eest?
- Millised teemad, aruteluküsimused teid huvitavad?
- Kas teil on sündmuse kohta küsimusi, millised neist?
- Kas teil on sündmuse peremehe jaoks küsimusi, millised neist?
- Kuidas soovite saada teavet sündmuse kohta (aadress, e-post, telefon)?
- Muud
Küsimusi kohandatakse sõltuvalt sündmuse tüübist ja sisust. Peaasi on koostada küsimustik, et korraldaja saaks kõik vastused, mis teda huvitavad. See aitab otsustada, kuidas koostada tegevuskava, et vältida igasuguseid arusaamatusi. Nii et moslemi äripartnerid banketi ajal ei puuduta sealiha (mis tähendab, et menüü peaks sisaldama kana-, kalkuniroogasid) ning juhtiva firmapeo naljad võivad mõnele inimesele tunduda naljakad. Muidugi peaks küsitlus olema anonüümne.
Pärast teabe kogumist astub töötaja otse plaani koostamisse.
Kuidas sündmust planeerida: näide
Plaani vorm on välja töötatud vastavalt GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumendisüsteemid. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele. " Traditsiooniliselt loetletakse kavas ürituse ettevalmistamise ja läbiviimise töö liigid, tähtajad ja vastutavad isikud. Dokumendi alguses märgitakse organisatsiooni nimi ja kinnitamiseks vajaliku dokumendi tüüp, dokumendi koostamise kuupäev, number ja koht, kinnituse tempel. Eraldi koostatakse finantsdokumendid, kinnituslehed ja tutvutakse dokumendiga. Diagrammi kujul näeb see välja umbes selline:
|
Ma kiidan heaks --------------- --------------- (ettevõtte juhi ametikoht) ------------------------------------- (täisnimi) (allkiri) |
|||
|
Ettevalmistuse ja läbiviimise tegevuskava -------------------------------------------------- ---- (sündmuse nimi) |
|||
|
Kuupäev: Asukoht: Ürituse eesmärk: |
|||
| Ei | Töö liigid | Tähtajad | Vastutustundlik |
| 1 | Korralduskomitee loomine | 15.12.2014 | Täisnimi |
| 2 | Kultuuriprogrammi koostamine | 15.12.2014 | Täisnimi |
| 3 | … | ||
Plaan võib sisaldada ka veerge „tulemused” ja „märkused”.
Koostatud kava arutatakse ettevõtte juhtkonnaga läbi, kinnitatakse ja edastatakse töötajatele. Vastutavad isikud panevad oma allkirjad tutvumislehele ja saavad plaani koopia. Pärast seda küsimus: “Kuidas koostada tegevuskava?” peetakse suletuks.
Reeglina korraldatakse üritusi mitu korda aastas, seega peab ürituste juht või mõni muu spetsialist koostama iga-aastase tegevuskava. Kuidas koostada aasta tegevuskava?
Aastaplaan
Enne aastaplaani koostamise jätkamist peate analüüsima ettevõtte möödunud aasta tegevust. Analüütilise töö tulemuste põhjal koostatakse aruanne, mille sisus seatakse eesmärgid järgmiseks 12 kuuks. Uuel kalendriaastal toimuvad üritused on suunatud just nende eesmärkide saavutamisele.
Üritused on planeeritud kuude kaupa. Kui palju üritusi iga kuu läbi viia - otsustab ettevõte. Kõik sõltub eesmärkidest ja pakilistest probleemidest. Kavas on ühekordne, perioodiline ja jätkuv tegevus. Ühekordsed üritused hõlmavad eelkõige varustuse ostmist välisettevõttelt. Praegune üritus toimub ka üks kord, kuid võtab pikema aja. Perioodilisi sündmusi korratakse kindla ajavahemiku järel. See võib olla personali arendamine (konverentsid, seminarid, veebiseminarid), projektide väljatöötamine ja rakendamine, ettevõtteüritused ja palju muud. Kõik sündmused peaksid olema sündmuse teostatavuse, teema ja ajastuse osas loogiliselt kooskõlas.
Aastaplaani vorm
Aastaplaan koostatakse üldise tööplaani või ajakava vormis. Mõnikord on sobivad mõlemad variandid (näiteks kui esinejad töötavad erinevates organisatsioonides). Vaatleme seda tüüpi plaane üksikasjalikumalt.
Üldises aastaplaanis märgitakse seerianumber, sündmuse nimi, tähtajad, tulemused, läbiviijad ja märkus. Peatükis „Tulemus“ on toodud spetsialistide tegevuse tulemus: protsessi- või mehhanismidiagramm, valmis projekt, aruanne, dokumentide pakett jne.
| Ei | Ürituse nimi | Tulemused | Tähtajad | Esinejad | Märkused | ||||
| Alusta | Lõpp | OÜ | ELTL | CJSC | |||||
| 1 | Rahvusvaheline konverents | Abstraktsioonide kollektsioon | 01/15 | 01/17 | Täisnimi | Täisnimi | Täisnimi | Kaasatud on erialaülikoolide tudengid | |
| 2 | Juustu uue sordi tutvustus | Aruanne uue juustusordi tutvustamise kohta | 16.02 | 02.17 | Täisnimi | Täisnimi | Täisnimi | Kaasatud on ettevõtete tehnoloogid | |
| 3 | … | ||||||||
Ajakava koostamisel näidatakse tegevused iga kuu kohta. Ürituse nime ja kuu vaheline ristmik on üle värvitud. Dokument võib välja näha umbes selline:
| Ei | Ürituse nimi | Tulemused | Esinejad | 2014 aasta | Märkused | ||
| Jaanuaril | Veebruaril | Märtsil | |||||
| 1 | Rahvusvaheline konverents | Abstraktsioonide kollektsioon |
OÜ ELTL CJSC |
||||
| 1.1. | Infolehe ettevalmistamine | Teabekiri | Kontori juhataja | ||||
| 2 | Juustu uue sordi tutvustus | Aruanne uue juustusordi tutvustamise kohta | |||||
| 2.1. | Brošüüride ettevalmistamine | Flaierid | Turundusosakond | ||||
Lisaks aastaplaanile töötatakse välja meetmete, aruandlus- ja kontrollivormide ning lisade põhjendus. Rakendused hõlmavad järgmist:
- raamatupidamisdokumendid;
- kommunikatsiooniplaan, muu ürituse tugi;
- riskianalüüs.
Kõik ülaltoodud kavad on mõeldud täiskasvanutele. Kuid lastega peetakse mitmesuguseid üritusi. Poiste jaoks plaanide tegemise mustrid on umbes samad, kuid mõned omadused on olemas.
Kuidas koostada lastele tegevuskava
Noorte kodanike jaoks mõeldud üritus erineb täiskasvanute üritustest peamiselt haridusliku ja (või) tervist parandava orienteerituse poolest. Vastutavad on õpetajad, psühholoogid, meelelahutajad, raamatukoguhoidjad, terviselaagrite nõustajad ja muud lastega töötavad spetsialistid. Ürituse eripära sõltub laste vanusest ja seatud ülesannetest. Mõelge sündmuste kavandamise võimalustele koolieelses, kooli, raamatukogus ja puhkelaagris.
Eelkool
Lasteaia tegevused on osa aastaplaanist. Tingimusel:
- matinees (temaatilised ja pühade kuupäevad);
- spordipuhkus;
- tervisepäevad ja -nädalad (hõlmavad erinevaid tegevusi);
- vanemate koosolekud jne.
Iga sellise tegevuse jaoks koostatakse plaan või stsenaarium, mille juhataja kinnitab ja lepib kokku tema asetäitjaga. Märkige sündmuse nimi, eesmärk, ülesanded, sündmuse aeg ja koht, varustus, inventar, sündmuse käik (skriptis) ja vastutavad isikud. Siin on näide tervisepäeva tegevuskava koostamisest:
|
Ma kinnitan: juhataja --------------- (täisnimi) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Kokkulepitud: OIA juhataja asetäitja ------------------------------ (täisnimi) "____" ______________ 2014 |
|||
| Tervisepäeva tegevuskava (kuupäev) | |||
| Aeg ja koht | Sündmuse nimi | Rühm | Vastutustundlik |
|
8.00 - 8.30 Spordiväljak |
Hommikune võimlemine | Kõik rühmad | Rühma kasvatajad |
|
10.00 -10.30 Spordihall |
Teatejooksud | Seenioride rühm | Kehalise kasvatuse õpetaja, rühmaõpetaja |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Bassein |
Sportlik vaba aeg "Neptuun tuli meie juurde" | Keskmine rühm | Ujumisõpetaja, meditsiiniõde, rühmaõpetaja |
| Päeva jooksul | Fotoreportaaž tervisepäevast | Kõik rühmad | Rühmade õpetajad, abiõpetajad |
Sõltuvalt sündmuse spetsiifikast võidakse osutada oodatavatele tulemustele (õpilaste esinemissageduse vähenemine, laste tervisliku eluviisi ideede kujundamine, vanemate pedagoogilise kultuuri taseme tõus jne).
Eelkooliealistele mõeldud ürituse stsenaariumiks on mängud, muinasjuttudel põhinevad etendused, võlukunstid, atraktsioonid. On oluline, et puhkus oleks huvitav, lõbus, ergas ja mis kõige tähtsam - kasulik lastele.
Kool
Õpilastele on kavandatud tegevused nii õppeaasta jooksul kui ka pühade ajal. Tegevuskavad koostavad õppealajuhataja, klassijuhataja, kehalise kasvatuse õpetaja, korraldusõpetaja ja psühholoog. Õpetajate koostatud kavad kontrollib ja kinnitab õppealajuhataja. Kavas on ürituse eesmärgid, oodatavad tulemused, määratakse vastutajad. Plaanide tegemisel võetakse arvesse laste vanust, nende huvisid, klassis esinevaid probleeme (õpitulemused, käitumine, suhted meeskonnas jne), aga ka objektiivseid tegureid (aastaaeg, asustusviis, eriti maastik, kliima jne), meeldejäävad kuupäevad. Vastavalt sellele korraldatakse üritusi teemadel “Rüütlid ja printsessid”, “Tutvumine muusikalise teatriga”, “Suvepuhkus”, “Nad võitlesid kodumaa eest” jt. Peaasi, et lapsed peaksid olema huvitatud. Ürituse ettevalmistamisse ja kavandamisse on kaasatud ka õpilased ise. Kuidas koostada tegevuskava? Proov on esitatud tabelis.
|
Ma kiidan heaks Õppealajuhataja nr. --------------------------- (täisnimi) |
||||
| Sügispuhkuse õppeplaan | ||||
| Ei | Üritus | Kuupäev | Klass | Aeg |
| 1 | Muusikalise komöödiateatri külastus | 28.10.2013 | 11 | 16:00 |
| 2 | Operatsioon Ravi raamat | 29.10.2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3 | … | |||
Lasteraamatukogu
Raamatukogu töötajad hoolitsevad selle eest, et lapsed loeksid rohkem ja armastaksid raamatuid. Sel eesmärgil korraldatakse kirjandusõhtuid, viktoriine, oksjoneid jne. Kuidas koostada raamatukogus tegevuskava? Seda tööd viiakse läbi mitmes etapis. Valitakse ürituse teema, määratakse selle eesmärk ja vanusepiirang. Vastavalt osalejate vanusele valitakse kirjandusteosed, koostatakse stsenaarium.
Raamatukogutöötajad ei unusta reklaami: tehakse plakateid, lendlehti, kutseid. Oluline punkt on illustreeriva materjali ettevalmistamine. Sündmust ennast registreeritakse, analüüsitakse ja reklaamitakse meedias. Plaani vorm võib olla midagi sellist:
| Ei | Ürituse vorm | Sündmuse nimi | Publik | Kuupäev |
| 1 | Lehekülg | Ystävänpäivä | Keskkooliõpilased | 02/14 |
| 2 | Küsimuste ja vastuste õhtu | "Kes teab rohkem jutte?" | Eelkooliealised ja algklasside õpilased | 03/18 |
| 3 | … |
