Kõik teavad sõna protokoll. Kontoritöötajad kuulevad seda regulaarselt koosolekutel, politseinikud kasutavad seda oma ametialases tegevuses ning riigipead ja diplomaadid on sunnitud järgima neile dikteeritud reegleid. Mis on protokoll? Saame teada allpool.
Protokolli mõiste tähendus
Märkimisväärse hulga muude terminitena on sellel sõnal mitu tähendust. Kõik sõltub tegevusvaldkonnast, kus soovitud kontseptsiooni rakendatakse. Niisiis, vaatleme kõige tavalisemaid olukordi, kui on kombeks rääkida protokollist.
Kui me räägime ettevõtluskeskkonnast, siis on protokoll sündmust kirjeldav dokument (koosolek, koosolek, direktorite nõukogu jne).
Eespool mainisime juba politseid, kes koostavad sageli ka sarnase dokumendi. Sel juhul on tegemist kuriteo või süüteo faktiga.
Rahvusvahelises formaadis on protokoll reeglite kogum, mida tuleks järgida valitsuse ametnike ja diplomaatiliste ametnike ametlikel kohtumistel. Näiteks on olemas riigipeade kohtumiste või presidendi visiidi protokoll.
Selles artiklis keskendume siiski äriprotokollide kontseptsioonile.
Koosoleku protokoll
Ärikohtumised on ärikeskkonnas kõigi protsesside lahutamatu osa. Neid saab ametlikult läbida, võttes arvesse määratud aega ja ainult kontorihoones. Ka mitteametlikud äripäevad on väga populaarsed. Teisel juhul saate ilma vestluse protokolli kinnituseta hakkama. Kui koosolek on ametlik, peab see toimuma kirjalikult vastavalt kõigile reeglitele.
Protokolli peab sekretär või muu sellise volitusega isik. Vestlusega sammu pidamiseks proovige leida ligikaudne loetelu teemadest, mida kohtumisel arutatakse. Diktofoni olemasolu ei ole üleliigne, et mitte detailidest ilma jääda, sest protokoll on ärisündmuse väga üksikasjalik kirjeldus.
Tuleks registreerida nii kohalviibivate kui ka puuduvate inimeste nimed. Enda jaoks saate teha märkmeid kõigi koosolekule tulnud inimeste asukoha kohta, et saaksite vigadeta näidata teatud sõnade autorsust.
Iga koosoleku alguses määratakse küsimuste arutamise järjekord, kirjutage see kindlasti sõna-sõnalt.
Kui koosolekul oli hääletus, siis märkige selle tulemused (kui palju inimesi hääletas poolt ja mitu vastu). Juhul, kui koosolekul oli vähe inimesi, on teil ka võimalus märkida kõigi hääletajate nimed ja perekonnanimed.
Ärge lükake protokolli täitmist pika kasti, sest selle aja jooksul võite koosoleku üksikasjad unustada.
Läbirääkimiste protokoll
Läbirääkimised erinevad tavalistest ärikohtumistest selle poolest, et tavaliselt arutatakse ühte või paari küsimust, millel on mõlemale poolele suur roll. Sel juhul on protokoll võimalus fikseerida kõik vestluse nüansid ja osapoolte nõuded. Küsimus, mida alati ei arvestata, lahendatakse kohe pärast esimesi läbirääkimisi, seega vajavad direktorid või muud töötajad koosoleku kohta aega ja täielikku teavet.
Läbirääkimiste protokoll on koostatud samal põhimõttel nagu iga äridokument.
On vaja märkida kirjeldatud sündmuse kuupäev, dokumendi number ja nime täisversioon. Järgnev on sissejuhatus, mis näitab tingimata osalejate nimekirja ja peamisi aruteluküsimusi.
Põhiosas jaguneb teave tavaliselt kolmeks osaks: “Kuulati”, “Räägiti”, “Otsustati”. Protokolli täisversioonis tsiteeritakse kõigi kõnelejate sõnu sõna-sõnalt ning mõnel juhul tehakse protokolli väljavõte, mis dubleerib selle teatud osa.
