Koosoleku protokoll on dokument, mis kajastab kõiki selle sündmuse olulisi otsuseid. Vale sõnastus nii tähenduse kui ka kujunduse osas võivad koosolekul osalejatel selle vaidlustada. Lisaks on potentsiaalne oht teha valesid juhtimisotsuseid, kui lavastuskoosoleku protokoll sisaldab eksitavat teavet. Õige korraldamine aitab lihtsate soovituste kogumit.
Selle dokumendi tekst koosneb tavaliselt kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast. Koosoleku protokoll (selle esimene pool) sisaldab sündmuse peamiste parameetrite kirjeldust: asukoht, täisnimi osalejad, esimees ja sekretär. Kui ühel kohalolijatest on eristaatus (kutsutud, ekspert, vaatleja jne), märgitakse seda ka dokumendis. Kui koosolekul osales palju inimesi, võib koosoleku protokoll sisaldada andmeid nende kohta eraldi lehel, mis on dokumendi lahutamatu rakendus. Sissejuhatav osa lõpeb päevakavaga, mis sisaldab käsitletud teemade loetelu. Soovitav on need tähtsuse järjekorda seada, kuid küsimuste loendis kohta võib mõjutada ka muid tegureid. Näiteks võib päevakorra ülesehitus sõltuda osa selle küsimuste loogilisest seosest või üritusel osalevate inimeste tööhõivest. Dokument ise täidetakse organisatsiooni (selle üksuse) kirjaplangil, see tuleb märkida koosoleku toimumise ajaks.
Põhiosa koosoleku protokoll peaks vastama sissejuhatavale. Eelkõige peaksid selle punktid käima päevakorras samas järjekorras. Iga päevakorrapunkti kohta teavet sisaldava teksti konstrueerimise algoritm on järgmine: “kuulatud”, “räägitud”, “otsustatud”. Protokolli selle osa peamine reegel on see, et see ei tohiks muutuda omamoodi ärakirjaks.
Täpsemalt kirjeldab alapunkt „kuulatud” seda, kes oli teema peaesineja, mida ta oma kõne põhjal soovitas. Esinejate jaoks märgivad osalejad ka seda, kes ütlesid, mida nad pakkusid välja. Otsusega fikseeritakse enamuse koosolekul osalejate lõplik seisukoht. Kui see võeti vastu hääletamise teel, siis näidatakse ära, kui palju inimesi oli selle poolt, mitu oli selle vastu, samuti erapooletuid. Sõltuvalt arutatud küsimuste olulisusest võib loetleda täisnimed. inimesed, kes on võtnud selle või teise positsiooni.
Koosoleku protokolli koostab sekretär, dokumendile ise kirjutavad alla tegevjuht ja koosoleku juhataja. Selle koostamiseks on teabeallikaks käsitsi kirjutatud mustandid, diktofoni abil tehtud märkmed, ärakirjad. Kui koosolekul tuvastatud küsimuste lahendamiseks on vaja kõrgema ametniku volitusi, kes koosolekul ei osalenud, võib selle juhataja otsused anda täiendavalt. Allkirjastatud ja registreeritud protokolli võib saata nii ühtse dokumendina kui ka ametnike väljavõtetena, millele kehtib ainult osa küsimustele.
